Les bons se verrouillent
Les bons de sortie sont verrouillés au fil de la semaine. Les retours sont rattachés à leur bon, les avoirs de retour s’accumulent.
Cas d’école · Bâtiment · Automatisation
Facturer chaque vendredi sans y penser, retours et avoirs compris
Une entreprise du BTP fournit à des négoces partenaires du matériel sorti de son stock. La facturation se faisait à la main, négoce par négoce. La solution conçue crée et envoie chaque vendredi une facture par négoce, déduit les retours, produit les avoirs et prépare la comptabilité.
Contexte
L’entreprise gère ses achats, ses stocks et ses chantiers dans une application développée pour elle. Une partie du matériel sort du stock vers des négoces partenaires, avec un bon de sortie. Les négoces rapportent parfois du matériel, avec un bon de retour.
Chaque semaine, une personne reprenait les bons, appliquait la marge, déduisait les retours, préparait les factures et les envoyait une à une. Un travail répétitif, où un oubli coûte une facture.
La demande : facturer automatiquement chaque vendredi, suivre sans effort, préparer la comptabilité et pouvoir ajuster la marge dans les paramètres.
Les difficultés
- Une facture préparée à la main pour chaque négoce, chaque semaine
- Des bons oubliés ou facturés en retard
- Des avoirs de retour saisis à la main, parfois sans facture d’origine
- Une marge appliquée à la main sur chaque ligne
- Aucune vue sur ce qui est parti, ce qui a échoué et ce qui attend
- Des ventes ressaisies en comptabilité
La facturation du vendredi
Une règle simple : ce qui est verrouillé le vendredi soir est facturé, le reste attend le vendredi suivant. Après l’envoi, toute correction passe par un avoir.
Une facture par négoce
Avec les bons verrouillés non facturés, les retours déduits et le taux de marge des paramètres.
L’envoi, le jour même
La facture, les bons de sortie et de retour indispensables au lettrage, et les avoirs de la semaine avec leur facture d’origine. L’utilisateur est en copie.
Suivi et comptabilité
Le tableau de bord se met à jour, une alerte signale chaque échec, et l’export comptable de la période est prêt à télécharger.
Les retours : une seule règle pour tous les cas
Un retour, du chantier vers l’entrepôt ou vers le fournisseur, est toujours rattaché à son bon de sortie. La règle vaut aussi quand un bon a plusieurs retours, dans la limite de ce qu’il reste à retourner.
Le retour est déduit
Le retour est lié au bon et déduit en négatif dans la facture du vendredi. Un retour pas encore verrouillé fait attendre le bon jusqu’au vendredi suivant, et le bon apparaît sur le tableau de bord.
Aucune facture
Si tout le matériel revient avant la facturation, aucune facture n’est créée. Le bon passe à « facturé » et disparaît de la liste.
Un avoir automatique
Un avoir de retour est créé au verrouillage du retour. Il part le vendredi suivant, en document à part, avec la facture d’origine. Aucun avoir de retour n’est saisi à la main.
Exemple : un retour sept jours après la facture
Un vendredi, un négoce reçoit une facture de 20 articles à 45 € HT, marge comprise. La semaine suivante, il rapporte 4 articles.
- Application vers Négoce : Vendredi : facture de 900 € HT
- Magasin vers Application : Retour de 4 articles verrouillé
- Application : Avoir de −180 € HT créé
- Application vers Négoce : Vendredi suivant : avoir et facture d’origine
- Négoce vers Application : Reste dû : 720 € HT
Le prix de l’avoir est repris de la facture d’origine, et non du tarif actuel : il reste juste même si la marge a changé entre-temps. La facture d’origine n’est jamais modifiée, et le bon reste « facturé ».
Un tableau de bord pour tout suivre
Une seule page rassemble ce que l’utilisateur doit surveiller. Il n’a plus à préparer les factures, seulement à traiter les alertes.
Dernières factures envoyées
Négoce, numéro, montant, date d’envoi, accès au PDF et envoi manuel possible.
Avoirs générés
Les avoirs de retour créés automatiquement, avec leur facture d’origine, leur bon de retour et leur date d’envoi prévue.
Alertes
Adresse e-mail manquante ou envoi refusé, écart sur un bon, bon retenu par un retour non verrouillé.
Exports comptables
Un fichier par période, préparé avec les factures et les avoirs, à télécharger.
Une facture qui n’a pas pu partir repart au prochain envoi. Si l’adresse e-mail d’un négoce manque le vendredi, la facture reste « à envoyer » et apparaît en erreur. L’adresse est ajoutée le lundi : la facture part le vendredi suivant avec les nouvelles, sauf si l’utilisateur l’a envoyée lui-même entre-temps.
Étape suivante : la facture électronique
Une fois la facturation automatisée et les avoirs rattachés à leur facture, le passage à la facture électronique devient une évolution courte. En PME, l’envoi par e-mail reste possible jusqu’au 1er septembre 2027, puis les factures passent par une plateforme agréée, prévue en option.
Les mentions qui manquaient
SIREN et numéro de TVA du négoce, date d’échéance, date de livraison, bon de commande, « Livraison de biens », adresse de livraison, mode de paiement, référence de la facture d’origine sur l’avoir, motif d’exonération sur les lignes à 0 %.
Les données viennent de l’ERP
Le SIREN et le numéro de TVA de tous les tiers sont importés de l’ERP comptable. Une correction faite dans l’ERP est reprise au prochain import, et un négoce incomplet est signalé sur le tableau de bord.
Factur-X, facture seule
Le négoce reçoit le même PDF, avec ses données intégrées. Le fichier Factur-X ne contient que la facture : les bons sont joints à l’e-mail, ce qui préserve le lettrage.
Une facture non conforme ne part pas
Chaque facture et chaque avoir est vérifié avant l’envoi. En cas d’erreur, il suit le chemin d’un envoi en échec : alerte, correction, envoi le vendredi suivant.
Les choix qui ont guidé la conception
Pas de relecture, des avoirs
La facture part le jour de sa création. Une erreur se corrige par un avoir complet, puis une nouvelle facture lancée depuis l’avoir, au lieu de retenir tous les envois pour relecture.
Fiabiliser avant d’automatiser
Recalcul des totaux, statut lié à l’envoi réel, numérotation sans doublon : un premier lot rend la facturation existante sûre avant de la confier à une tâche planifiée.
Un taux qui ne réécrit pas le passé
Un changement du taux de marge s’applique aux factures suivantes. Les factures envoyées et leurs avoirs gardent leur taux.
Une mise en service sans rattrapage
Les factures déjà en attente le jour de la mise en service partent comme avant. L’automatisme ne traite que ce qui arrive ensuite.
Ce que le projet apporte
Plus de factures à préparer : il suit le tableau de bord et traite les alertes.
Une facture chaque vendredi, avec les bons nécessaires au lettrage, et des avoirs toujours rattachés à leur facture.
Un export par période, prêt à importer, et des avoirs qui ne flottent plus sans facture d’origine.
Plus d’oubli de facturation, et une base prête pour la facture électronique.
Ce que nous en retenons : une règle simple par situation, écrite avant de coder, vaut mieux qu’une option pour chaque cas. Et une facturation fiable est le meilleur point de départ vers la facture électronique.
Stack
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si une facture automatique contient une erreur ?
Elle se corrige par un avoir complet, qui annule toute la facture, retours compris. Une nouvelle facture se lance depuis l’avoir et part le vendredi suivant.
Faut-il saisir les avoirs de retour ?
Non. Un retour sur un bon déjà facturé crée son avoir au verrouillage, avec le prix de la facture d’origine. Il part le vendredi suivant avec elle.
Et si l’envoi échoue ?
La facture reste « à envoyer » et apparaît en alerte sur le tableau de bord. Elle repart automatiquement au prochain envoi, ou l’utilisateur l’envoie lui-même.
Ce fonctionnement est-il compatible avec la facture électronique ?
Oui, c’en est la base. Voir notre guide pour adapter une application métier à la réforme et notre guide sur la facture validée, l’avoir et la numérotation.
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