Aujourd’hui : La facture validée reste ajustable jusqu’à sa clôture.
Demain : Elle est figée dès sa validation, toute correction passe par un avoir.
Cas d’école · Logement · Maintenance
La facture électronique dans une application de maintenance pour bailleurs
Une entreprise de maintenance facture des bailleurs sociaux depuis l’application qui gère ses interventions. Plutôt que de changer d’outil avant la réforme, la facturation reste dans l’application et devient électronique, avec les écrans que les équipes connaissent.
Contexte
L’entreprise intervient dans les logements de plusieurs bailleurs sociaux, chacun organisé en agences. Ses techniciens saisissent leurs interventions dans une application développée pour elle, et les factures en sont tirées directement, au plus près du terrain.
La réforme de la facture électronique remettait ce fonctionnement en question. Trois pistes ont été étudiées : facturer depuis le logiciel comptable, depuis le logiciel de chantier, ou depuis l’application. Chacune a fait l’objet d’une proposition séparée.
Ce cas présente la troisième : garder la facturation dans l’application, au plus près des interventions, et lui faire produire des factures électroniques conformes.
Ce que l’étude a relevé
- Une facture validée restait modifiable jusqu’à sa clôture
- Un numéro tiré de la date saisie, qui imposait un ordre d’envoi chaque mois de janvier
- Des mentions écrites en dur dans le modèle PDF
- Ni SIRET des clients, ni identifiant des agences des bailleurs
- Des unités en double, héritées d’une ancienne reprise de données
- L’autoliquidation saisie comme un simple taux à 0 %
Le circuit, de l’intervention à l’agence du bailleur
La facture se crée toujours depuis les interventions. Une validation distincte la fige, l’application la contrôle et la produit au format Factur-X, puis la plateforme l’achemine vers la bonne agence grâce à son code de routage.
- Équipe vers Application : Facture créée depuis les interventions
- Équipe vers Application : Validation : numéro et date
- Application : Fiche client et Factur-X contrôlés
- Application vers Plateforme agréée : Dépôt de la facture
- Plateforme agréée vers Agence du bailleur : Acheminée par le code de routage
- Plateforme agréée vers Application : Statut affiché sur la facture
Les mêmes écrans, des règles qui changent
Les factures et les avoirs se créent toujours à partir des interventions. Ce sont les règles d’émission qui s’adaptent à une facture transmise à une plateforme. Elles sont présentées aux équipes avant la mise en service.
Aujourd’hui : La validation se fait au moment de l’envoi.
Demain : Une validation distincte attribue le numéro avant la production du fichier.
Aujourd’hui : Il peut être supprimé ou remplacé après l’émission.
Demain : Il est figé avec la facture et inscrit en donnée structurée.
Aujourd’hui : Un taux par ligne, l’autoliquidation correspond au taux 0 %.
Demain : Une catégorie de TVA par ligne, autoliquidation distinguée.
Aujourd’hui : Le PDF est produit à chaque téléchargement.
Demain : Le fichier émis est conservé tel quel.
Aujourd’hui : Le bailleur voit les factures dès leur création.
Demain : Il ne voit que les factures émises.
Les fiches clients d’abord
Une facture électronique est acheminée par le SIREN du client et, chez un bailleur, par le code de son agence. Une seule erreur et la plateforme la rejette. Le travail commence donc par les données.
Contrôlé à la saisie
Quatorze chiffres et une clé de contrôle, sur les fiches entreprise et dans la configuration de l’entreprise. Le SIREN en est repris pour la facture.
Un code de routage par agence
Un nouveau champ sur la fiche agence indique à la plateforme quelle agence du bailleur reçoit la facture.
Chorus Pro
Une case « client public » sur la fiche, avec le code du service destinataire et, si l’entité l’exige, le numéro d’engagement.
Pas de facture sans fiche complète
La validation est bloquée tant que la fiche du client est incomplète, avec la liste des informations manquantes.
Six situations testées avant la mise en service
La plateforme applique plus de cent règles de contrôle à chaque facture. Chaque situation réelle de l’activité est donc testée, avec l’entreprise, avant la première facture émise.
Facture simple
Une intervention, un taux de TVA, un bailleur sans agence.
Plusieurs taux
Des lignes à des taux différents, avec un total de TVA par taux.
Autoliquidation
Une ligne en autoliquidation, distinguée d’une ligne à 0 %, avec sa mention.
Avoir
Un avoir rattaché à une facture validée, avec sa propre série de numéros.
Client public
Une facture destinée à Chorus Pro, avec code de service et numéro d’engagement.
Agence
Une facture acheminée vers l’agence du bailleur par son code de routage.
Des fonctions ajoutées au rythme de l’entreprise
Chaque option peut être commandée avec le projet ou plus tard, selon le calendrier choisi par l’entreprise.
Export comptable
Les factures et avoirs validés sont exportés par période dans un fichier d’écritures prêt à importer. Une facture déjà exportée est signalée. La comptabilité ne ressaisit plus les ventes.
Envoi à la plateforme et statuts
À la validation, la facture part seule. Les échecs sont relancés, les statuts s’affichent sur la fiche, avec une alerte en cas de rejet. Le connecteur est isolé pour pouvoir changer de plateforme.
E-reporting
Les interventions facturées à des particuliers sont déclarées par la plateforme, à partir des montants et des encaissements transmis par l’application.
Les choix qui ont guidé la conception
Garder les écrans
Les équipes facturent comme avant, depuis les interventions. Seuls la validation et l’avoir changent de place dans leur journée.
Contrôler en amont
Tout ce qui alimente la facture est vérifié avant la validation : fiche client, TVA, unités, mentions. Une facture qui part ne revient pas rejetée.
Reprendre l’existant
Les anciennes factures et prestations restent consultables. Les unités en double sont regroupées sous un code normalisé, sans toucher à l’historique.
Ne pas en faire trop
Les quantités facturées sont toujours entières et la réforme ne demande pas de décimales : elles restent entières. Chaque changement répond à une exigence réelle.
La numérotation : le numéro reposait sur l’année de la date saisie et un compteur continu. Chaque mois de janvier, les factures datées de décembre devaient partir en premier pour garder une suite chronologique. Avec la facture électronique, le numéro est attribué à la validation, avec une série par année et une série distincte pour les avoirs. Le format retenu se fixe avec l’entreprise et son comptable lors du cadrage. Le détail est dans notre guide sur la facture validée, l’avoir et la numérotation.
Ce que le projet apporte
Les mêmes écrans, deux règles nouvelles à retenir : relire avant de valider, corriger par un avoir.
Chaque agence reçoit ses factures par sa plateforme, et l’espace client ne montre que les factures émises.
Des factures figées et numérotées sans faille, et, avec l’option, des ventes importées sans ressaisie.
Une application conservée, conforme à la réforme, et des fonctions ajoutées au rythme choisi.
Ce que nous en retenons : le PDF n’est que la partie visible. L’essentiel du travail est dans les données clients, les règles d’émission et la TVA, pour que chaque facture passe du premier coup.
Stack
Questions fréquentes
Faut-il changer de logiciel pour émettre des factures électroniques ?
Non. Une application métier qui facture déjà peut produire des factures conformes au format Factur-X. Le travail porte sur les données, les règles d’émission et le contrôle avant envoi.
Comment une facture arrive-t-elle à la bonne agence d’un bailleur ?
Par un code de routage, renseigné sur la fiche de chaque agence et transmis avec la facture. La plateforme agréée l’utilise pour l’acheminer.
Et les clients publics ?
Leurs factures passent par Chorus Pro, qui accepte le format Factur-X. Elles sont déposées sur le portail, ou transmises par la plateforme agréée si elle propose ce service.
Votre application est-elle prête ?
Faites le diagnostic facture électronique en quelques minutes, ou lisez notre guide pour adapter une application métier à la réforme.
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