Facture électronique : adapter votre application métier

Qui est concerné, et quand

La réforme vise les factures entre entreprises assujetties à la TVA établies en France.

• 1er septembre 2026 : toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et les ETI doivent aussi les émettre.
• 1er septembre 2027 : les PME, les TPE et les micro-entreprises émettent à leur tour leurs factures au format électronique.

C’est la taille de l’entreprise qui émet la facture qui fixe sa date. Une PME qui facture des grands comptes reste soumise au 1er septembre 2027 pour ses propres factures.

Un PDF envoyé par e-mail ne suffit plus

Une facture électronique n’est pas un PDF. C’est un fichier structuré, où chaque information a un nom, un format et une place définis par la norme européenne EN 16931.

Elle ne part plus directement chez votre client : elle est déposée sur une plateforme agréée, une société immatriculée par l’administration fiscale. Cette plateforme contrôle la facture, la transmet à la plateforme de votre client et communique ses données à l’administration.

Vous choisissez librement votre plateforme. Elle peut être différente de celle de vos clients et de vos fournisseurs.

Les quatre mentions qui s’ajoutent

• Le SIREN du client, qui sert à acheminer la facture. Un SIREN faux bloque la facture sur la plateforme.
• La catégorie de l’opération : livraison de biens, prestation de services, ou les deux.
• L’option pour le paiement de la TVA d’après les débits, si vous l’avez choisie. Elle ne concerne que les prestations de services.
• L’adresse de livraison, si elle diffère de l’adresse du client.

Ces quatre informations doivent exister dans votre application avant d’être imprimées. Le SIREN du client, en particulier, manque souvent dans les fiches existantes.

Les mentions souvent absentes des factures maison

En reprenant des factures émises par des applications métier, nous retrouvons presque toujours les mêmes oublis :

• la date d’échéance, calculée selon la condition de paiement du client
• le numéro de TVA intracommunautaire du client
• la référence de la facture d’origine sur chaque avoir
• le motif d’exonération sur les lignes à 0 %, par exemple l’autoliquidation
• les pénalités de retard dans leur rédaction en vigueur (article L441-10 du Code de commerce)
• le mode de paiement et le numéro de bon de commande du client

Des données structurées, ligne par ligne

La TVA

Un taux par ligne ne suffit plus. Chaque ligne porte une catégorie de TVA : taux normal, taux réduit, autoliquidation, exonération. Une ligne d’autoliquidation n’est pas une ligne à 0 %, et la plateforme fait la différence. Le total de TVA se calcule par taux, comme la norme l’attend.

Les unités

Chaque unité reçoit son code normalisé : pièce, heure, mètre, kilogramme, forfait. Les listes d’unités des applications anciennes contiennent souvent des doublons issus de reprises de données. Ils sont regroupés une fois pour toutes.

Des fiches clients complètes avant de facturer

• le SIRET est contrôlé à la saisie (14 chiffres et clé de contrôle), le SIREN en est repris
• un code de routage identifie l’agence ou le service qui reçoit la facture chez un client à plusieurs sites
• les clients publics sont signalés, avec leur code de service et, si besoin, leur numéro d’engagement
• une facture ne peut pas être validée tant que la fiche de son client est incomplète, avec la liste des informations manquantes

Si vos clients sont déjà gérés dans un ERP ou un logiciel comptable, ces données y sont saisies une seule fois, puis reprises dans l’application à chaque import.

Factur-X, UBL ou CII

Trois formats sont acceptés par toutes les plateformes agréées : UBL et CII, deux fichiers de données, et Factur-X, un format mixte.

Pour une application qui produit déjà des PDF, Factur-X au profil EN 16931 est le choix le plus simple : votre client reçoit le même PDF qu’aujourd’hui, avec les données de la facture intégrées dedans. Son logiciel comptable les lit sans ressaisie.

Le fichier émis est conservé tel quel. Il n’est plus régénéré à chaque téléchargement, ce qui garantit que la facture consultée est celle qui a été transmise.

Plateforme agréée et Chorus Pro

Clients privés

Les factures passent par votre plateforme agréée. Une connexion automatique dépose chaque facture validée, relance les échecs et rapporte les statuts : déposée, rejetée, approuvée, refusée, en litige, encaissée. Un rejet ou un refus alerte l’utilisateur.

Clients publics

Les factures aux administrations et collectivités passent par Chorus Pro, qui accepte le format Factur-X. Elles peuvent être déposées sur le portail, ou transmises par votre plateforme si elle propose ce service.

Le connecteur est isolé du reste de l’application : changer de plateforme ne remet pas en cause la facturation.

L’e-reporting, pour ce qui n’est pas facturé en électronique

Les opérations avec des particuliers et avec des clients étrangers ne donnent pas lieu à une facture électronique. Leurs données sont transmises à l’administration par votre plateforme agréée : montants, TVA et, pour les prestations de services, encaissements.

L’e-reporting suit le même calendrier que l’émission. Il suppose que l’application transmette déjà ses factures à la plateforme.

Les règles d’émission changent aussi

Une facture transmise à une plateforme ne peut plus être retouchée. Beaucoup d’applications laissent pourtant modifier une facture validée jusqu’à sa clôture, ou attribuent le numéro au moment de l’envoi.

• la facture provisoire se corrige librement
• la validation attribue le numéro et la date, puis fige la facture
• toute correction passe par un avoir rattaché à sa facture d’origine

→ Guide : facture validée, avoir et numérotation

Garder son application ou changer d’outil ?

Trois façons de facturer restent possibles : depuis votre application, depuis votre logiciel comptable ou ERP, ou depuis un logiciel de facturation du marché relié à une plateforme.

Garder l’application a du sens quand la facture naît de vos données métier : interventions, bons de livraison, situations de chantier, retours. Changer d’outil oblige alors à ressaisir ou à exporter ces données, et déplace le problème sans le résoudre.

Ensuite viennent, au rythme choisi, l’export comptable, la connexion à la plateforme et l’e-reporting.

Pour aller plus loin

→ Diagnostic : votre logiciel est-il prêt pour la facture électronique ?

→ Offre : la facture électronique dans votre application métier

→ Guide : facture validée, avoir et numérotation

→ Cas d’école : facture électronique dans une application de maintenance

→ Interconnexion de vos logiciels

Sources : impots.gouv.fr, je découvre la facturation électronique et guide pratique de la DGFiP. Les sanctions et leurs montants sont précisés par l’administration fiscale.