La facture provisoire se corrige
Lignes, quantités, prix, client : tout reste modifiable tant que la facture n’est pas validée. C’est le moment de la relecture.
Facture validée, avoir et numérotation : les règles d’émission
Une facture électronique est déposée sur une plateforme, transmise au client et communiquée à l’administration. Une fois partie, elle ne peut plus être modifiée.
Beaucoup de logiciels de facturation maison laissent pourtant corriger une facture validée, ou attribuent le numéro au moment de l’envoi. Voici les règles à mettre en place, et le piège du changement d’année.
Le cycle de vie
De la facture provisoire à l’avoir
Les équipes gardent les mêmes écrans. Ce sont les règles qui changent, à chaque étape.
Valider n’est plus envoyer
Une validation distincte attribue le numéro définitif et la date d’émission, contrôle les doublons et la fiche du client, puis produit le fichier.
Tout se fige avec la facture
Lignes, mentions et bon de commande ne bougent plus. Le fichier émis est conservé tel quel, au lieu d’être régénéré à chaque téléchargement.
Toute correction passe par un avoir
Une erreur se corrige par un avoir, partiel ou complet, rattaché à sa facture d’origine. Il est possible dès la validation, sans attendre la clôture.
Avant et après
Ce qui change dans un logiciel de facturation maison
Six règles que nous retrouvons dans la plupart des applications métier que nous mettons en conformité.
Aujourd’hui : La facture validée reste ajustable jusqu’à sa clôture.
Demain : Elle est figée dès sa validation.
Aujourd’hui : Attribué à la création ou à l’envoi.
Demain : Attribué par une validation distincte, avant la production du fichier.
Aujourd’hui : Contrôlés à la clôture.
Demain : Contrôlés dès la validation.
Aujourd’hui : Possible seulement sur une facture clôturée, parfois sans facture d’origine.
Demain : Possible dès la validation, toujours rattaché à sa facture.
Aujourd’hui : Écrites en dur dans le modèle PDF.
Demain : Lues dans la configuration et la fiche du client.
Aujourd’hui : Le client voit les factures dès leur création.
Demain : Le client ne voit que les factures émises.
Exemple
Un retour de marchandise après la facture
Une facture de 10 articles à 110 € HT est envoyée un vendredi. Sept jours plus tard, le client rapporte 2 articles.
- Application vers Client : Facture de 1 100 € HT envoyée
- Équipe vers Application : Retour de 2 articles saisi
- Application : Avoir de −220 € HT créé
- Application vers Client : Avoir et facture d’origine envoyés
- Client vers Application : Reste dû : 880 € HT
La facture d’origine ne bouge pas
Elle a été transmise, elle reste telle quelle. L’avoir reprend le prix de la facture d’origine, et non le prix actuel de l’article : il reste juste même si le tarif a changé entre-temps.
Une erreur sur toute la facture
Un avoir complet annule toute la facture. Une nouvelle facture est ensuite émise, avec un nouveau numéro. L’application peut la préparer depuis l’avoir, pour éviter de tout ressaisir.
Numérotation
Le piège du changement d’année
Beaucoup d’applications construisent le numéro avec l’année de la date saisie sur la facture et un compteur continu, par exemple FA2026-04812. Tout va bien, jusqu’en janvier.
Les factures de décembre partent en premier
- FA2026-04811 : datée du 31/12, envoyée le 07/01
- FA2026-04812 : datée du 31/12, envoyée le 07/01
- FA2027-04813 : datée du 08/01, envoyée le 08/01
Les numéros restent chronologiques, au prix d’un ordre d’envoi que les équipes doivent respecter chaque mois de janvier.
Une facture de janvier passe avant
- FA2026-04811 : datée du 31/12, envoyée le 07/01
- FA2027-04812 : datée du 05/01, envoyée le 07/01
- FA2026-04813 : datée du 31/12, envoyée le 08/01
Une facture de 2026 porte un numéro plus grand qu’une facture de 2027. La suite n’est plus chronologique, ce que la règle de numérotation interdit.
La règle à appliquer
- le numéro est attribué à la validation, et son année est celle de la validation
- une série par année, dont le compteur repart à 1, par exemple FA2027-00001
- une série distincte pour les avoirs, par exemple AV2027-00001
- l’unicité est garantie par la base de données, même pour deux validations au même instant
À décider avec votre comptable
Avec cette règle, une facture de travaux réalisés en décembre mais validée en janvier porte la date et le numéro de janvier. La date de livraison ou d’exécution, elle, reste celle de décembre.
Le format des numéros et le traitement des factures de fin d’année se fixent avec votre comptable avant la mise en service, et non pendant la première clôture.
Ce qui change pour les équipes
Les écrans restent les mêmes. Deux habitudes changent :
- la relecture se fait avant de valider, et non après
- une erreur découverte après la validation se corrige par un avoir, en deux clics depuis la facture
Ces règles se présentent aux équipes avant la mise en service. Elles évitent ensuite les factures rejetées et les corrections faites dans l’urgence.
Pour aller plus loin
→ Guide : adapter votre application métier à la facture électronique
→ Diagnostic : votre logiciel est-il prêt ?
→ Offre : la facture électronique dans votre application métier
→ Cas d’école : facturation automatique et avoirs de retour
Source : guide pratique de la facturation électronique, DGFiP.
Votre logiciel laisse modifier une facture validée ?
Nous adaptons ses règles d’émission sans changer ses écrans :
- validation distincte, facture figée et fichier conservé
- avoirs rattachés et numérotation annuelle sans doublon
- présentation des nouvelles règles à vos équipes