Fermeture imprévue
Piscine, gymnase, médiathèque ou salle fermée pour une panne, une alerte météo ou un manque de personnel.
Prévenir vos usagers par SMS en cas d’imprévu
Fermeture d’un équipement, annulation d’un cours, report d’un événement : vos agents préviennent en quelques minutes toutes les personnes inscrites, directement à partir de votre logiciel de réservation et depuis leur téléphone.
Les situations où chaque minute compte
Collectivités, équipements sportifs et culturels, centres de loisirs, écoles de musique ou associations : dès que des usagers réservent un créneau, un imprévu doit pouvoir leur être signalé avant qu’ils se déplacent.
Annulation de cours
Cours collectif, séance ou atelier annulé au dernier moment, à signaler aux seuls inscrits du créneau.
Report ou changement de lieu
Spectacle, réunion publique ou animation déplacée, avec un message précis pour chaque groupe concerné.
Construire la liste des destinataires depuis votre logiciel de réservation
Vos agents ne manipulent aucun fichier. Au moment de l’envoi, l’outil interroge l’API de votre logiciel de réservation et construit lui-même la liste des personnes à prévenir.
- lecture des réservations du jour choisi, créneau par créneau
- exclusion automatique des réservations annulées
- dédoublonnage des numéros, pour qu’un usager inscrit sur plusieurs créneaux ne reçoive qu’un message
- contrôle du format des numéros avant envoi
Une condition préalable : votre logiciel doit donner accès aux réservations nominatives par API, et son éditeur doit autoriser un prestataire à l’utiliser. Nous le vérifions avec vous avant tout engagement, selon notre méthode d’intégration d’application tierce.
Un parcours simple sur téléphone pour vos agents
L’outil s’utilise depuis le navigateur d’un téléphone, sans installation ni compétence informatique. Chaque agent se connecte avec son propre compte.
1
Choix de la date
Aujourd’hui par défaut
2
Créneaux du jour
Avec le nombre d’inscrits
3
Sélection
Un créneau, plusieurs ou la journée
4
Message type
Prêt à l’emploi et modifiable
5
Récapitulatif
Destinataires et texte vérifiés avant envoi
6
Compte rendu
Envois réussis et échecs détaillés
Des SMS transactionnels, envoyés à toute heure
Un message qui informe d’une fermeture ou d’une annulation est un SMS transactionnel : il concerne un service réservé par l’usager. Contrairement aux SMS promotionnels, il n’est pas soumis aux plages horaires d’envoi et peut partir tôt le matin comme le week-end. Voir notre guide SMS transactionnel ou promotionnel.
Les envois passent par l’API REST de Novixo, qui renvoie le statut de chaque message. C’est ce retour qui alimente le compte rendu des échecs présenté à l’agent.
Un SMS compte 160 caractères. Certains caractères accentués, comme ê, â ou ô, réduisent cette limite à 70 caractères. Les messages types sont rédigés pour tenir en un seul SMS, et l’outil affiche le nombre de SMS consommés avant l’envoi.
Un identifiant expéditeur au nom de votre structure
Vos usagers reconnaissent immédiatement l’expéditeur : le SMS s’affiche sous un nom alphanumérique de 11 caractères au maximum, plutôt que sous un numéro inconnu.
En France, aucune déclaration préalable à un registre n’est exigée pour utiliser un identifiant alphanumérique. Le registre de l’AF2M, l’association des opérateurs mobiles, sert à protéger certains identifiants sensibles contre l’usurpation. Nous effectuons un test de délivrance, puis activons l’identifiant. Le détail est dans notre guide sur l’identifiant expéditeur SMS alphanumérique.
Disponibilité, support et données personnelles
Disponibilité
L’outil est accessible 7 jours sur 7 et l’envoi ne demande aucune intervention de notre part. Le taux de disponibilité de l’outil et de la plateforme d’envoi est fixé dans le contrat.
Support
Les délais d’intervention de notre équipe, y compris tôt le matin et le week-end, sont définis selon vos horaires d’utilisation réels.
Données personnelles
Les numéros sont lus dans votre logiciel au moment de l’envoi. Leur conservation est limitée au suivi des envois, dans le cadre d’un contrat de sous-traitance RGPD.
Des tarifs en trois postes, faciles à comparer
Notre proposition distingue toujours les trois postes qu’un acheteur doit pouvoir mettre en regard d’autres offres.
Mise en place
Connecteur vers votre logiciel de réservation, paramétrage des comptes agents, messages types et prise en main.
Abonnement
Hébergement, maintenance, supervision et adaptation aux évolutions de l’API de votre éditeur.
Prix du SMS
Facturation au SMS envoyé, sans engagement de volume.
Questions fréquentes
Notre logiciel de réservation est-il compatible ?
Il l’est s’il donne accès par API aux réservations avec le nom et le numéro de téléphone des usagers, et si son éditeur autorise cet usage. Transmettez-nous sa documentation : nous vérifions la faisabilité avant de chiffrer.
Faut-il installer une application sur le téléphone des agents ?
Non. L’outil s’ouvre dans le navigateur du téléphone, avec un compte par agent.
Combien de personnes peut-on prévenir en une fois ?
De quelques usagers à plusieurs centaines, en un seul envoi.
Que se passe-t-il si un SMS n’est pas délivré ?
L’agent voit la liste des échecs à la fin de l’envoi, avec le nom de l’usager concerné, pour le prévenir par un autre moyen si nécessaire.
Voyons ensemble votre logiciel de réservation
Une démonstration permet de valider la simplicité du parcours avec vos agents. Voir aussi notre cas d’école d’une piscine municipale et, pour les autres usages, notre page intégration API SMS.