Aujourd’hui
Les contrats et leurs échéances sont enregistrés dans un logiciel ou un tableau, mais personne n’est prévenu automatiquement. Le suivi repose sur une recherche manuelle, répétée chaque mois.
Cas d’école · Automatisation des notifications et relances
Automatiser les rappels d’échéance sans relancer les contrats déjà renouvelés
Une entreprise gère des contrats de maintenance. Chaque mois, une personne recherche les échéances à venir, vérifie les renouvellements et contacte les clients concernés.
Scénario illustratif : ce cas d’école présente une solution envisageable, pas une réalisation client.
Contexte
Objectif
Automatiser les rappels, tout en conservant la maîtrise des règles : quand envoyer, combien de fois et dans quelles situations arrêter.
Définir ce qui déclenche un rappel
Point de départ
Une date d’échéance constitue un point de départ. Elle doit être associée au statut du contrat, aux coordonnées du contact et aux éventuelles exceptions.
Délais des rappels
Le scénario pourrait prévoir un premier rappel trente jours avant l’échéance, puis un second sept jours avant. Ces délais sont définis selon le fonctionnement de l’entreprise.
Contrats exclus
Certains contrats peuvent être exclus : résiliation en cours, litige en traitement ou suspension décidée par un gestionnaire.
Vérifier la situation avant chaque envoi
Préparer tous les messages plusieurs semaines à l’avance ne suffit pas. Entre deux rappels, le client peut renouveler son contrat.
1
Rappel programmé
30 jours puis 7 jours avant l’échéance
2
Vérification
Statut du contrat relu au moment de l’envoi
3
Décision
Envoi si l’échéance est toujours ouverte
4
Arrêt
Rappels restants supprimés après renouvellement
Arrêt après renouvellement
Le fonctionnement proposé prévoit une nouvelle vérification avant l’envoi. Si le renouvellement est enregistré, les rappels restants sont supprimés.
Fraîcheur des informations
Cette règle dépend de la qualité des informations disponibles. Si les renouvellements sont saisis avec plusieurs jours de retard, il faut adapter le processus : délai de sécurité, validation humaine ou amélioration de la synchronisation.
Gérer les exceptions et les reprises
Plusieurs contrats
Un même client peut détenir plusieurs contrats. Il faut décider si chaque échéance justifie un message ou si certaines informations doivent être regroupées.
Reprise après interruption
L’automatisation mémorise les rappels déjà traités. Après une interruption, elle distingue les messages déjà envoyés de ceux qui restent à envoyer.
Statut d’envoi incertain
Un statut d’envoi incertain demande une vérification avant toute nouvelle tentative, pour ne jamais envoyer deux fois le même rappel.
Suspension par un gestionnaire
Les gestionnaires disposent d’un historique et d’une commande de suspension pour les situations qui nécessitent un échange direct avec le client.
Ce que le développement prend en charge
Périmètre du projet
Le projet relie les données contractuelles, les règles de calendrier, les exceptions et le suivi des messages. Son périmètre dépend notamment du logiciel source, de la fréquence de mise à jour et du niveau d’autonomie souhaité.
Pour aller plus loin
Les autres usages et leurs règles sont présentés sur notre page intégration d’API SMS. Pour cadrer d’abord le besoin, voir envoyer des SMS depuis votre logiciel métier.
Stack envisagée
Vos équipes vérifient régulièrement des échéances à la main ?
Décrivez-nous vos règles actuelles et l’endroit où sont enregistrés vos contrats. Nous étudierons les étapes qui peuvent être automatisées.