Signaler un problème
Un problème lié aux travaux, décrit en quelques champs, sans rendez-vous.
Réalisation · Bâtiment · Logement social
Un QR code sur chantier pour les demandes des locataires
Pendant la rénovation d’immeubles occupés, les demandes des locataires arrivaient par tous les canaux. Nous avons ajouté à l’ERP de l’entreprise un module simple : une affiche, un scan, et le locataire signale un problème ou réserve un rendez-vous depuis son téléphone.
Contexte
L’entreprise rénove des logements sociaux en site occupé : les locataires restent chez eux pendant des mois de travaux, d’abord dans les parties communes, puis dans chaque appartement. Une porte qui ferme mal après le passage des menuisiers, des radiateurs à poser, une réserve à lever en fin de travaux : les demandes ne s’arrêtent pas.
Elles arrivaient par un mot au chef de chantier croisé dans le hall, un appel au bailleur qui transmettait, un papier glissé dans une boîte aux lettres.
L’objectif : donner aux locataires un canal unique, simple et toujours disponible, sans compte ni application, et structurer les demandes dès leur dépôt pour que l’équipe travaux n’ait plus qu’à les traiter.
Les difficultés
- Des demandes oubliées, faute de trace écrite
- Des rendez-vous fixés oralement, puis mal reportés dans le planning
- Des allers-retours pour obtenir le logement, le bâtiment ou un téléphone
- Un bailleur sans visibilité sur ce que vivent ses locataires pendant le chantier
- Un chef de chantier dérangé en permanence pour des questions d’agenda
Le parcours, de l’affiche au rendez-vous
Dans chaque hall, une affiche aux couleurs du bailleur porte un QR code. Le locataire le scanne, dépose sa demande et choisit un créneau parmi ceux ouverts par le chef de chantier. La demande arrive en back-office, et le bailleur la suit depuis son espace client.
- Chef de chantier vers ERP : Configure le chantier, ouvre des créneaux
- Chef de chantier vers ERP : Imprime l’affiche avec le QR code
- Locataire vers ERP : Scanne le QR code, choisit un créneau
- ERP vers Locataire : Créneau confirmé par e-mail
- ERP vers Chef de chantier : Alerte avec le lien vers la demande
- Chef de chantier vers ERP : Programme la demande
- ERP vers Locataire : Confirmation par e-mail et SMS
- Bailleur vers ERP : Consulte les demandes de ses chantiers
Trois formulaires courts, sur téléphone
Le chef de chantier choisit les formulaires proposés sur chaque chantier. Les champs sont adaptés au téléphone, et le numéro de mobile est accepté dans toutes les écritures courantes.
Réserver un passage
Un créneau pour une prestation, avec deux photos au plus pour montrer le problème.
Lever les réserves
Un créneau pour la visite de fin de travaux dans le logement.
Ce que fait le module, pour chacun
Une réponse immédiate
Il ne voit que les créneaux de son hall ou de son bâtiment, reçoit une confirmation tout de suite, et chaque situation sans issue (chantier terminé, plus de créneau) a un message clair, sans jargon.
Ses propres créneaux
Il décrit les bâtiments et les halls, ouvre les créneaux qu’il peut tenir, et imprime l’affiche en un clic, prête à coller.
Liste, synthèse et agenda
Les demandes filtrées par chantier et par statut, une synthèse qui signale les chantiers à court de créneaux, et le planning du jour à emporter en PDF.
Un espace en lecture seule
Il suit les demandes de ses locataires sur ses chantiers, sans jamais voir les commentaires internes ni les données financières.
Des créneaux ouverts par le chef de chantier
Le créneau choisi vaut engagement : il est confirmé dès la réservation. Le chef de chantier n’ouvre donc que des créneaux qu’il peut tenir.
Une grille calculée
Le chef de chantier choisit une prestation et une date. La grille du jour se déduit de la durée de la prestation et des horaires de l’entreprise. Il coche les horaires qu’il veut ouvrir.
Plusieurs techniciens
Quand plusieurs techniciens sont disponibles en même temps, il ouvre plusieurs créneaux identiques. L’écran affiche leur remplissage, par exemple « 2 libres sur 3 ».
Par bâtiment ou par hall
Un créneau s’ouvre pour tout le chantier, certains bâtiments ou certains halls. Le locataire ne voit que ceux qui le concernent.
Une journée recopiée
Une journée préparée se recopie sur une période ou une liste de dates. Les jours fériés, les dates passées et les doublons sont ignorés.
Un créneau, une seule réservation. Deux locataires peuvent choisir le même créneau au même instant. La garantie qu’un seul l’obtient est confiée à la base de données, pas à l’application : le second est invité à choisir un autre horaire, et aucun e-mail ne part pour une demande non enregistrée. Une annulation libère le créneau immédiatement.
Une page publique qui protège les locataires
La page s’ouvre sans connexion, et des particuliers y déposent des coordonnées et des photos prises chez eux. Elle a donc été conçue avec plusieurs protections :
- Un lien propre à chaque chantier, impossible à deviner, qui ne change jamais pour ne pas avoir à réimprimer les affiches
- Une protection contre les robots, invisible pour le locataire, sans captcha
- Des photos contrôlées, réencodées et débarrassées de leurs métadonnées, dont la géolocalisation, puis stockées hors de toute adresse publique
- Aucun prix, aucun commentaire interne : ces données ne sont jamais transmises à la page publique ni à l’espace du bailleur
- Chaque bailleur ne voit que ses chantiers, et seulement ceux de son agence le cas échéant
Les choix qui ont guidé la conception
Penser au terrain
Un QR code lisible même sali ou en partie arraché, testé sur affiche imprimée à un mètre et demi, avec un iPhone et un Android.
L’e-mail fait foi, le SMS renforce
Un SMS n’offre aucun suivi de délivrance : rien d’engageant ne part seulement par SMS. Les SMS passent par deux fournisseurs, avec bascule automatique.
S’intégrer dans l’existant
Le module réutilise les briques déjà en place dans l’ERP (PDF, agenda, e-mails, SMS, fichiers) au lieu d’en introduire de nouvelles.
Ne rien casser
L’espace client existant a été adapté pour accueillir l’espace chantier, et chaque combinaison d’accès a été testée avant la mise en production.
La démarche : un cahier des charges technique vérifié contre l’existant, des maquettes, puis douze étapes livrées et validées une à une, chacune avec ses critères de recette écrits à l’avance (réservation simultanée, cloisonnement des bailleurs, scan de l’affiche).
Résultat
Un canal toujours disponible, sans compte, depuis son téléphone, avec un rendez-vous confirmé tout de suite.
Des demandes complètes dès leur arrivée, des rendez-vous pris sur ses créneaux, et moins d’interruptions.
Une trace écrite de chaque demande, de chaque rendez-vous et de chaque déplacement, et une vue d’ensemble par chantier.
Une visibilité directe sur ce que vivent ses locataires pendant les travaux.
Ce que nous en retenons : confier les règles critiques à la base de données, concevoir une page publique comme une surface d’attaque, penser aux conditions réelles du chantier, et spécifier avant de coder.
Stack
Questions fréquentes
Le locataire doit-il installer une application ou créer un compte ?
Non. Il scanne le QR code de l’affiche avec l’appareil photo de son téléphone, ouvre une page web et dépose sa demande.
Que se passe-t-il si deux locataires choisissent le même créneau ?
Un seul l’obtient : la base de données garantit qu’un créneau n’est réservé qu’une fois. Le second est invité à choisir un autre horaire.
Le bailleur voit-il toutes les informations ?
Il voit les demandes de ses locataires, leurs créneaux et leurs photos, en lecture seule. Les commentaires internes et les données financières ne lui sont jamais transmis.
Peut-on ajouter ce module à notre logiciel de chantier ?
S’il peut être étendu, oui : le module s’appuie sur les chantiers, les prestations et les droits existants. Sinon, nous étudions un module relié à vos données. Voir nos solutions pour le BTP.
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